Kapora aldınız — kalan tahsilat nerede duruyor?
Randevuya kapora girildiği an çoğu kayıt onu "ödendi" sayıyor. Kalan tutar hiçbir ekranda görünmüyor ve ay sonunda kasa ile defter tutmuyor.
Salonda üç farklı “ödendi” var ve karıştırıldığında ay sonunda rakamlar tutmuyor:
- Tamamı alındı. İş bitti, para kasada.
- Kapora alındı. Bir kısmı kasada, kalanı işlem gününde alınacak.
- Hiç alınmadı. Hizmet verildi, para sonra.
Üçüncüsü Türkiye’de salonların çoğunda var ve adı veresiye. İkincisi ise gelin saçı, uzun süren boya işleri ve seans paketlerinde standart.
Sorun nerede çıkıyor
Kayıt sisteminiz “bu randevuya ödeme girilmiş mi” diye bakıyorsa, 200 ₺ kapora girilen 650 ₺‘lik randevu ödendi görünür. O randevu artık tamamlanmış işler arasında; kalan 450 ₺ hiçbir listede yok.
Ay sonunda ne oluyor:
- Kasa toplamı gerçek (200 ₺ girmiş).
- Randevu değeri toplamı da gerçek (650 ₺‘lik iş yapılmış).
- İkisinin farkı hiçbir yerde durmuyor. Yani “bu ay 4.800 ₺ tahsilat eksiğim var” cümlesini kurabileceğiniz bir ekran yok.
Bu fark unutulunca da tahsil edilmiyor. Müşteri kötü niyetli olduğu için değil — kimse hatırlatmadığı için.
Doğru kayıt nasıl olmalı
Tek bir “ödendi” bayrağı yetmiyor. Üç bilgi lazım:
- Beklenen tutar. Randevunun kendi fiyatı (ek hizmetler dahil).
- Tahsil edilen. Kapora, ara ödemeler ve varsa iadeler düşülmüş hâli.
- Kalan. İkisinin farkı.
Üçü varsa randevu satırında “Kısmi · kalan 450 ₺” yazabiliyorsunuz ve ay sonunda “kim ne kadar borçlu” sorusunun bir cevabı oluyor.
Dikkat edilecek üç ayrıntı
İade tahsilatı azaltır. 650 ₺ alınıp 150 ₺ iade edildiyse tahsil edilen 500 ₺‘dir ve randevu tekrar kısmi hâle gelir. İadeyi ayrı bir kalem sayıp tahsilattan düşmeyen bir kayıt, kasayı olduğundan yüksek gösterir.
Paketten düşen randevunun parası zaten alınmıştı. Seans paketi satın alındığı gün tahsil edilir; o paketten düşen randevuyu borçlu göstermek aynı parayı iki kez istemek olur.
Fiyatı belirsiz işte borç hesaplanmaz. Boya gibi fiyatı saç boyuna göre değişen bir işte randevu açılırken tutar belli değildir. Bilinmeyen bir tutarın eksik ödendiğini iddia etmek yanlış rakam üretir — o randevu fiyat kesinleşene kadar borç listesinde görünmemeli.
Panelde
Randevu satırında ödeme durumu tutar karşılaştırmasıyla çıkıyor: kapora girildiğinde satır “ödendi” olmuyor, “Kısmi · kalan …” yazıyor ve ne kadarının tahsil edildiği görünüyor.
Kasa ekranında ayrıca “Tahsil edilmemiş” başlığı var: hizmeti verilmiş ama parası tam alınmamış randevular müşteri bazında gruplu duruyor — kim, ne kadar, hangi randevudan. Excel dökümünde de ayrı bir sayfa olarak geliyor.
Ayrıntısı: Kasa ve kâr / zarar.
Küçük bir alışkanlık
Kapora aldığınızda notu yazın: “gelin saçı kaporası, kalan işlem günü”. Altı hafta sonra o satıra baktığınızda neyin ne olduğunu hatırlamak, müşteriye “ne kadar kalmıştı?” diye sormaktan iyi.