Ay sonu: fişleri mali müşavire nasıl teslim etmeli

Salonda ay sonu işi hep aynı sırayla yürüyor: fişler bir poşetten çıkıyor, kasa defteri açılıyor, bir tablo hazırlanıyor, hepsi mali müşavire gönderiliyor. Sonra bir hafta içinde şu soru geliyor: “şu 4.800’lük gider neydi, belgesi var mı?”

Bu yazı o döngüyü kısaltmak için.

Önce bir ayrımı netleştirin

Kayıtlarınız iki farklı işe yarıyor ve ikisini karıştırmak en büyük zaman kaybı:

1. Kendi defteriniz. Ay sonunda gerçekten kâr edip etmediğinizi görmek için tutuluyor. Buraya her şey girer — belgesi olan da olmayan da. Aksi hâlde kendi kârınızı yanlış bilirsiniz.
2. Müşavire giden dosya. Beyana girecek kayıtlar. Neyin gireceği sizin ve müşavirinizin kararı.

Çoğu program bu ikisini ayırmıyor: ya her şeyi tek listede tutup dışarı döküyor ya da sadece “resmi” olanı kaydediyor. İkisi de işinizi zorlaştırıyor — birincisinde ayıklama işi size kalıyor, ikincisinde kendi kârınızı göremiyorsunuz.

Fişin fotoğrafını çekin, kağıdı bekletmeyin

Fişin kağıdı soluyor, kayboluyor, poşette buruşuyor. Fotoğraf çekmek 5 saniye ve o an gideri kaydettiğiniz an — ikisini birlikte yapın:

• Fişi aldığınız gün girin. Ayın 30’unda 40 fişi birden girmek, hangisinin ne olduğunu hatırlamaya çalışmak demek.
• Tutarı fişten okuyun, kafadan yazmayın. Kuruş farkı ay sonunda mutabakat bozuyor.
• Tedarikçi adını yazın. “Malzeme 2.400 ₺” altı ay sonra hiçbir şey anlatmıyor.

Fişin fotoğrafı giderin kaydına bağlı durmalı. Ayrı bir galeride duran 60 fotoğraf, dosya olmayan bir yığın.

Dosyayı hazırlarken üç şeye bakın

Kalemler toplandığında net kâr çıkıyor mu? Çıkmıyorsa bir kalem iki kez girilmiş ya da eksik. En sık hata: personel maaşı hem otomatik hesaplanıp hem elle gider olarak girilmiş oluyor. Aynı para iki kez düşülünce ay olduğundan kötü görünüyor.

Belgeli işaretlediğiniz her kaydın fişi var mı? Yoksa müşavir soracak. Dosyada bunun görünmesi, teslimden sonra sorulmasından iyi.

Tahsilat mı, randevu değeri mi? İkisi farklı rakam. Randevu 3.200 ₺ olabilir ama kasaya 1.500 ₺ girmiş olabilir — kalanı henüz almadıysanız o para bu ayın geliri değil. Bunu karıştıran bir tablo, olmayan bir kârı gösterir.

Ne gönderilir, ne gönderilmez

Müşavire gönderilen dosyada olması gerekenler:

• Tahsilat listesi (tarih, tutar, yöntem)
• Gider listesi (tarih, kategori, tedarikçi, tutar)
• Kesilen belgeler ve numaraları
• Fişlerin görüntüsü

Olmaması gerekenler:

• Müşteri telefonları ve kişisel notlar. Muhasebe için gerekmiyor, gereksiz yere kişisel veri paylaşmış oluyorsunuz.
• Personel puanları, yorumlar, fotoğraflar.

Panelde bu nasıl yürüyor

Bizim tarafımızda ayrım şöyle kurulu: her gider ve her tahsilat için “mali müşavir dosyasına girsin mi” işareti var. Ay sonunda tek ekranda dönemin tamamını görüp işaretliyorsunuz; üstte iki rakam canlı duruyor — dosyaya girecek toplam ve dışarıda kalan toplam.

Dosyayı indirdiğinizde tek bir Excel geliyor: özet, tahsilatlar, giderler, belgeler ve fişlerin fotoğrafı. Gider satırındaki bağlantı dosyanın içindeki fişe atlıyor, ayrıca klasör göndermeniz gerekmiyor.

Panelde ise her zaman tam kaydınız duruyor. Kendi kârınızı orada görüyorsunuz; dosya işaretlediğiniz kadarını taşıyor.

Ayrıntısı: Kasa ve kâr / zarar.

Sınır

Bu bir vergi uygulaması değil. e-Fatura kesmiyoruz, GİB’e bağlanmıyoruz, mali mühür kullanmıyoruz. Ürettiğimiz belge işletmenin kendi kaydı ve müşteriye verdiği makbuz. Hangi kaydın beyana gireceğine de biz karar vermiyoruz — o karar sizin ve mali müşavirinizin. Sistem yalnızca ikisini ayırt edilebilir tutuyor ve dosyayı hazırlamayı bir işten çıkarıyor.